Wdrażając system ISOLDA.pl, nasi konsultanci mieli styczność z wieloma sposobami zarządzania dokumentacją.

Najczęściej występowała forma wyłącznie papierowa. Wynikała ona z braku dostępu do komputerów przez wszystkich pracowników organizacji (firmy produkcyjne). W takim przypadku dystrybucja aktualnych wersji dokumentu oraz wszelkie potwierdzenia zapoznania się z daną wersją dokumentu prowadzone były tradycyjnie (lista z podpisami). Przy większej ilości pracowników i kilku oddziałach firmy - stanowiło to niezwykle duży problem.

Kolejna forma dystrybucji dokumentów to udostępnianie ich w sieci lokalnej w postaci dokumentów programu Word.
Dokumenty te niekiedy były zlinkowane ze sobą (posiadały hiperłącza, za pomocą których można było przechodzić pomiędzy dokumentami). To rozwiązanie również nie było pozbawione wad. Oto kilka:
– dostęp do dokumentów posiadały wszystkie osoby, które miały dostęp do sieci lokalnej. Nawet gdy wprowadzono hasło dostępu do zasobu sieciowego
– osoby po zalogowaniu widziały wszystkie dokumenty, a nie konkretnie te, które powinny. Dystrybucja w tym przypadku polegała na zamieszczeniu nowej wersji i wysłaniu e-maili, aby osoby zapoznały się ich treścią. Formalne potwierdzenie zapoznania się z treścią nadal było realizowane tradycyjnie. W przypadku podmiany pliku na nowy
– użytkownik nie miał wglądu do wersji archiwalnych.

Kolejne metody zarządzania dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością - to próby zastosowania do tego celu systemów, które pierwotne służyły innym założeniom. Zwykle były to rozwiązania oferowane przez światowych producentów oprogramowania, które stworzono do pracy grupowej czy integracji poczty korporacyjnej.
Do rozwiązań tych dopisano moduły, które w założeniu miały symulować rzeczywisty obieg dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością.
Niestety, nie udało się. Aby wykonać prostą operację – użytkownik musiał przejść przez kilka niepotrzebnych formularzy, co wynikało ze specyfiki działania zastosowanego rozwiązania. Straty czasowe oraz forma prezentowanych dokumentów nie była akceptowalna.
Niektórzy klienci używali do celów związanych z zarządzaniem dokumentacją – tradycyjnego systemu obiegu dokumentów.
Niestety i w tym przypadku rozwiązanie nie sprawdziło się. Obieg dokumentów nie potrafił w sposób zadawalający klienta zasymulować obiegu dokumentów, który opisany jest normą oraz postępowaniem zwyczajowym.

Opisane powyżej formy zarządzania dokumentacją ISO nie sprawdziły się. Z tego prostego powodu – nasi klienci wybrali rozwiązanie szyte na miarę. Rozwiązanie, w którym szanuje się czas użytkownika. W którym każde kliknięcie ma określony cel, a każdy formularz posiada wyłącznie niezbędne opcje.