Isolda.pl - System do zarządzania organizacją
Moduł Dokumenty

Moduł wykorzystywany jest głównie przez najwyższe kierownictwo do skutecznego zarządzania organizacją. Dokumenty przetwarzane przez ten moduł stanowią zwykle 80% zasobów przetwarzanych w systemie. Są to podstawowe i bieżące dokumenty firmy, dokumenty organizacyjne, jak i dokumenty przechowywane w postaci rejestrów (np. rejestr umów, ofert).
Struktura drzewiasta pozwala na przechowywanie dokumentów w dowolnym podziale. Przykładem dokumentów mogą być: regulaminy, instrukcje, uchwały, protokoły, zarządzenia, polityki, referencje, certyfikaty, ko-munikaty, umowy, oferty i wszelkie inne dokumenty, potrzebne organizacji.
Dokumenty podlegają dokładnie tym samym mechanizmom, co procesy i procedury. Dokumenty można ze sobą wiązać (np. umowa główna i kilka aneksów), każdy dokument może mieć termin obowiązywania (np. umowy okresowe lub zawarte na czas nieokreślony), z dokumentów tych można również prowadzić audyty, a każdy z dokumentów podlega wersjonowaniu, w razie potrzeby wysyłane są powiadomienia, możliwe jest opiniowanie i inne przedstawione uprzednio opcje.
Moduł ten umożliwia dostęp do dokumentacji systemowej użytkownikom oraz zapewnić poprawną dystrybucję nowej dokumentacji. Zawiera:
- menu podzielone na: katalogi, moja dokumentacja, obowiązujące, do potwierdzenia, do zatwierdze-nia, zlecone do potwierdzenia i zlecone do zatwierdzenia,
- katalogi są tworzone i zarządzane przez wyznaczone osoby przez pełnomocnika jakości. Każdy katalog posiada odrębne uprawnienia, wskazujące osoby, z podziałem na te, które mogą przeglądać zasoby katalogu, przeglądać i zmieniać zawartość oraz zarządzać podkatalogami,
- funkcja „Moja dokumentacja” umożliwia każdemu pracownikowi zapisywanie dokumentów tworzo-nych na jego stanowisku pracy,
- funkcja „Obowiązujące” udostęp-nia miejsce, w którym znajdują się wszystkie aktualne, obowiązujące dokumenty systemowe, w postaci procedur, druków, instrukcji, ustaw itp.
Pojawienie się nowego dokumentu generuje wymaganie potwierdzenia zapoznania się z tym dokumentem przez użyt-kownika,
Istnieje możliwość klasyfikowania wszystkich dokumentów tak, by można je było wyszukiwać za pomocą znacz-ników / tagów,
Funkcja „Do zatwierdzenia” wskazuje miejsce, w którym pojawiają się wnioski o zatwierdzenie dokumentów, które powstały w organizacji, na przykład plan audytów, procedura itp.
Funkcja „Zlecone do potwierdzenia” wskazuje wszystkie wysłane do zapoznania się dokumenty, wraz z informacją, którzy pracownicy potwierdzili, że przyjęli je do stosowania.
Funkcja „Zlecone do zatwierdzenia” wskazuje wszystkie wysłane do zatwierdzenia dokumenty, wraz z informacją, czy dokument został zatwierdzony.
Dodanie dokumentu w katalogu wiąże się z koniecznością dokonania wyboru, którzy uprawnieni do wglądu do dokumentu użytkownicy, mają zostać powiadomieni o tym, że się on pojawił, a którzy muszą po-twierdzić, że się z nim zapoznali.
Występuje możliwość powiązania z dokumentem zadań zwykłych i cyklicznych, np. przypominających o konieczności dokonania rewizji aktualności dokumentu itp.
Istnieje możliwość powiązania z dokumentem wskaźników, np. wskaźnik mierzący dany proces.
Moduł dokumentacji kontroluje numerację wersji dokumentów.
Automatyka uniemożliwia pra-cownikom skorzystanie z niewłaściwego / nieaktualnego dokumentu.
Wszystkie wydania archiwalne dokumentów automatycznie są przenoszone do archiwum i do-stępne dla uprawnionych użytkowników z poziomu dokumentu, którego dotyczą.
System generuje ostrzeżenie w przypadku próby skorzystania z dokumentu, który jest wydaniem archiwalnym.
Istnieje możliwość czasowego zawieszania dokumentów z automatycznym komunikatem mailowym trafiającym do wszystkich użytkowników, którzy mieli dostęp do danego doku-mentu.
Występuje możliwość szybkiego filtrowania dokumentów pod różnymi kryteriami: właściciel, status, czas utworzenia, rodzaj dokumentu itp.
Możliwe jest przekazywanie dokumentów pomiędzy uprawnio-nymi użytkownikami.


Klienci systemu:

Produkcja i hosting: ZETO-RZESZÓW Strony www - Strony internetowe - Aplikacje internetowe - Sklepy internetowe - Portale korporacyjne
Nowe zasady dotyczące cookies W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.
Polityka Cookies[zamknij]