Moduł umożliwia masowe wysyłanie korespondencji.
W przypadku ofert handlowych – przepisy określają szczegółowo sposób realizacji takiej wysyłki.
Pierwszym krokiem jest wysłanie zapytania o możliwość wysłania oferty handlowej. Przepisy określają dokładnie co może znaleźć się w takim zapytaniu.
Zapytanie o możliwość przesłania oferty handlowej – w treści zawiera jedynie nazwę firmy i pobieżne określenie czego oferta będzie dotyczyła. Nie można tutaj podawać nawy produktu, jego ceny oraz innych informacji promującej produkt, firmę czy ofertę.
W zapytaniu zawarty jest link, którego kliknięcie jest równoważne z wyrażeniem zgody na otrzymanie oferty.
W momencie gdy odbiorca kliknie link – system odnotuje w bazie danych fakt wyrażenia zgody, datę oraz adres IP komputera i od razu przerzuci klienta na stronę WWW z ofertą, a dodatkowo wyśle ofertę drogą e-mailową.
Jeżeli zapytanie dotyczyło możliwości przesyłania ofert handlowych (wielokrotnie) – wówczas gdy w systemie pojawi się nową oferta – system od razu prześle ją do klientów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie korespondencji.
Wszystkie wysyłki są zapamię-tywane w systemie i można od-szukać informację, czy dana oferta była wysyłana do klienta.
Daną ofertę można oznaczyć jako cykliczną (np. wysyłaną co 2 miesiące) – wówczas system automatycznie będzie wysyłał ofertę do wszystkich odbiorców, który wyrazili zgodę.
System zapewnia pełną personalizację: w liście, w którym wysyłana jest oferta, można umieścić tekst stopki o treści: List został wysłany w oparciu o zgodę na otrzymywanie korespondencji, udzieloną dnia xx-xx-xxx o godzinie xx:xx:xx z komputera o adresie IP xxx.xxx.xxx.xxx.
Rozwiązuje to wiele problemów, a w szczególności roszczeń dotyczących przesłania niechcianej korespondencji / niezamówionej oferty handlowej.
Automatyka modułu pozawala na cykliczne wysyłanie zapytań o zgodę na przesyłanie ofert handlowych do osób, którzy takiej zgody jeszcze nie wyrazili.
Przykład ustawienia funkcji automatycznych:
- zakładamy, że operujemy na kilkuset tysiącach adresów pocztowych, jednym zapytaniu o możliwość przesyłania ofert handlowych i trzech ofertach produktowych.
- przepisy nie określają jak często można przesyłać zapytanie o zgodę na przesyłanie ofert handlowych.
- użytkownik tworzy treść takiego zapytania i ustawia zadanie cykliczne wysyłania zapytań co 2 miesiące do wszystkich użytkowników, którzy nie wyrazili zgody na otrzymywanie korespondencji. Dodatkowo każde zapytanie wysyłane jest z innego wirtualnego adresu e-mail (wówczas gdy poprzedni adres został dodany do folderu SPAM – kolejne zapytania nie zostaną odrzucone).
- kolejny kok to wprowadzenie aktywnych ofert wraz z załącznikami i określenie częstotliwości jej przesyłania – przykładowo co dwa miesiące lub jednorazowo.
- ofertę można aktualizować, czyli w ramach tej samej oferty i jej ustawień dotyczących częstotliwości wysyłania – można aktualizować treść i załączniki.
- po uruchomieniu skonfigurowanych procesów – system zaczyna wysyłać zapytania. Należy mieć świadomość, że o ile wysyłka następuje w ciągu kilku minut, kliknięcia na linku ak-tywacyjnym w niektórych przypadkach mogą następować nawet po miesiącu czy roku.
- część wysyłek zapytań zostanie zwrócona, ponieważ adresy e-mail będą nieaktualne. Wówczas system musi je wyłowić i usunąć z bazy mailingowej.
– po kliknięciu linku aktywacyjne-go klient trafia na stronę określoną podczas dodawania zapytania do systemu. Dodatkowo na jego adres e-mail wysłane zostaną wszystkie oferty, które w momencie kliknięcia będą oznaczone jako aktywne.
Operator w każdym momencie może dodać nową ofertę handlową do systemu – wówczas zostanie ona rozesłana do wszystkich aktywnych adresów e-mail. Trafi ona także automatycznie do każdego aktywowanego w danym momencie adresu e-mail.
Wszelkie ustawienia realizowane są przez operatora za pomocą przejrzystych formularzy.
Klient ma możliwość wypełnienia bazy adresów we własnym zakresie lub skorzystać z adresów występujących w systemie ISOLDA.pl.
Powyższe rozwiązanie jest zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami, jednak to od klienta systemu zależy częstotliwość wysyłania korespondencji na dany adres poczty elektronicznej.