Isolda.pl - System do zarządzania organizacją
Audyty On-Line

Założeniem systemu jest prowadzenie audytów bezpośrednio w systemie (bez udziału formy papierowej).

Formę elektroniczną przyjęto oficjalnie (między innymi) w ZETO-RZESZÓW. Procedura "Audyty wewnętrzne" została dostosowana w swojej treści tak, aby oficjalna dokumentacja systemu jakościowego odnosiła się bezpośrednio do systemu ISOLDA.pl.

Audytorzy zewnętrzni podczas audytu certyfikującego lub recertyfikującego - logują się na swoje konta i przeglądają dokumentację systemową oraz stan audytów i działań doskonalących.

Podczas całego procesu audytowania - używa się wyłącznie komputera, dzięki czemu informacje od razu są widoczne dla osób uprawnionych. Pierwszy krok to utworzenie harmonogramu audytów przez Pełnomocnika. Przykładowo może to być półroczny okres czasu, w którym odbędą się audyty danej serii. Do takiego harmonogramu Pełnomocnik dodaje audyty, określając: zakres czasowy audytu (np. tydzień), osoby audytujące, audytowane obszary oraz zakres dokumentacji objętej audytem. Aby audytorzy zwrócili uwagę na wybrane zagadnienia – uzupełniany jest również cel audytu, w postaci opisu tekstowego. Osoby decyzyjne zatwierdzają harmonogram, blokując w ten sposób możliwość modyfikacji dokonanych wpisów. System automatycznie powiadamia audytorów o terminach audytów do wykonania. Na tym kroku kończy się rola Pełnomocnika. Jego kolejne działania rozpoczną się dopiero po zakończeniu serii audytów objętych harmonogramem.
W ramach wszystkich audytów – w tym miejscu inicjatywę przejmują audytorzy wiodący. Wchodzą oni w szczegóły audytu, zapoznają się z celem audytu, dokumentacją objętą audytem. Audytorzy uzupełniają plan audytu (spotkanie otwierające, audyt w…, przerwa, audyt w…, spotkanie zamykające) – z dokładnym określeniem dni i godzin, mieszczących się w tygodniowym okresie audytu, wy-znaczonym wcześniej przez pełno-mocnika. Po uzupełnieniu planu audytu – za pomocą przycisku „Powiadom zainteresowane osoby” – audytorzy wysyłają powiado-mienia do wszystkich komórek objętych audytem. Audytowani mogą zapoznać się z planem audytu. Na tym etapie możliwe są uzgodnienia, modyfikacje planu i ponowne rozesłanie powiadomień. Warto dodać, że do momentu rozesłania planu – jest on widocz-ny tylko dla Pełnomocnika i audytorów.
Drugi etap pracy audytorów to przygotowanie list pytań. Pytania podzielone są na listy, z czego każda lista skierowana jest do innych audytowanych komórek. Po wprowadzeniu pytań – system umożliwia rozesłanie informacji do zainteresowanych, którzy mogą zapoznać się z pytaniami.
Kolejnym etapem pracy audytorów jest sam audyt. Audytor otwiera listę pytań i uruchamia przycisk „Audyt On-Line”. System wyświetla wówczas dane pytanie, audytor zadaje pytanie i notuje odpowiedź na pytanie. Dodatkowym polem, które dla każdej odpowiedzi pojawiło się przy okazji integracji ISO 27001 jest pole „dowód”. Podaje się w nim informację o dokumencie, opis fizycznego przedmiotu, wynik testu przeprowadzonego na potrzeby pytania lub przynajmniej odniesie do wypowiedzi audytowanego („Wg oświadczenia audytowanego”). Jest to wymóg systemu ISO 27001, jednak swoją drogą dla zwiększenia wiary-godności odpowiedzi – pole to można uzupełniać również w przypadku pytań dotyczących systemu ISO 9001.
Audytor uzupełnia pola: odpo-wiedź, dowód i zapisuje rekord w systemie, co skutkuje pojawieniem się kolejnego pytania. W każdej chwili audytor może dodać w systemie własne pytanie, o którym wcześniej nie było mowy i które może wynikać z pytania poprzedniego.
W momencie gdy zaistnieje potrzeba wystawienia protokołu spostrzeżeń lub niezgodności – audytor wystawia i opisuje protokół, a audytowany (zalogowany na swoje konto na komputerze własnym lub audytora) podpisuje protokół. Istnieje rów-nież możliwość odmowy podpisania protokołu, wówczas dostępne jest pole, w którym podaje się przyczyny odmowy.
Po zakończeniu audytu – audytor zamyka tą część audytu, co uniemożliwia dokonywanie zmian w istniejących wpisach.
Ostatnim etapem, który należy do audytora jest uzupełnienie raportu, w którym system przywołuje istotne informacje (cel audytu, plan, jednostki audytowane, zakres dokumentacji, protokoły). Zadaniem audytora jest jedynie uzupełnienie pola tekstowego przeznaczonego na raport.
Na tym kroku kończy się rola audytorów, audyt jest zamykany, zmiany nie są już możliwe. Po za-kończeniu wg powyższego schematu wszystkich audytów – kolejne kroki należą do Pełnomocnika.
Zwykle w organizacjach po zakończeniu audytów w ramach danego harmonogramu – organizuje się spotkania kierownictwa, na których omawiane są poszczególne audyty, protokoły i raporty. System posiada opcję „Podsumowanie harmonogramu”, która wyświetla w jednym ciągu posumowanie wszystkich audytów z danego harmonogramu. Podsumowanie takie można wyświetlić na rzutniku i omówić zapisane nieprawi-dłowości.
Jakie są więc korzyści dla organizacji? Podczas podsumowania – omawia się te-maty, na które należy zwrócić uwagę. Raport zawiera nie-prawidłowości, które nie zostały ujęte w postaci protokołu spostrze-żeń czy niezgodności – na takie tematy należy zwrócić uwagę w tym właśnie momencie.
Czy na tym kończy się proces doskonalenia organizacji za pomocą narzędzia Audyty On-Line? Otóż nie. Wszystkie protokoły spostrzeżeń czy niezgodności – już podczas audytu – w momencie podpisania ich przez audytowanych – trafiły do zbiorczej listy działań doskonalących. Narzędzie to umożliwia kontrolę nad prze-biegiem każdego działania.


Klienci systemu:

Produkcja i hosting: ZETO-RZESZÓW Strony www - Strony internetowe - Aplikacje internetowe - Sklepy internetowe - Portale korporacyjne
Nowe zasady dotyczące cookies W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.
Polityka Cookies[zamknij]