Isolda.pl - System do zarządzania organizacją
Moduł niezgodności

Narzędzie to obejmuje listę wszystkich działań doskonalących, które są podejmowane w organizacji.
Działanie na takiej liście może pojawić z kilku powodów:
- audyty (każdy podpisany przez audytowanego protokół spostrzeżeń czy niezgodności – już w momencie podpisu trafia na tą listę),
- rejestr incydentów (w momencie zgłoszenia incydentu – może on zostać obsłużony w samym rejestrze, jednak, jeżeli w toku obsługi zaznaczono, iż wpis wymaga podjęcia działań doskonalących – incydent zostaje przepisany na listę działań doskonalących),
- wpis użytkownika (niezależnie od powyższych – każdy pracownik może zgłosić nieprawidłowość Pełnomocnikowi, wówczas Pełnomocnik wprowadza wpis własnoręcznie).

Każde działanie otrzymuje swój unikalny numer. Osobą odpowiedzialną za działanie jest audytowany, który podpisał protokół spostrzeżeń lub niezgodności.
Działanie posiada odpowiednie sekcje, a niektóre z nich wymagają uzupełnienia przez określone osoby:
- opis niezgodności / zagrożenia jakości (to pole jest uzupełnione treścią, jaką audytor wpisał w protokole podczas audytu. Osobą podpisaną (odpowiedzialną za działanie) jest audytowany, który dokonał podpisu w czasie audytu),
- działania korekcyjne (w tej sekcji osoba odpowiedzialna opisuje działania korekcyjne, jakie zostały podjęte),
- analiza przyczyn niezgodności (sekcja w tym polu osoba odpowiedzialna określa przyczyny powstania niezgodności),
- proponowane działania zapobie-gawcze (w tej sekcji osoba odpowiedzialna składa propozycję działań zapobiegawczych i wyznacza osobę(y) realizującą(e) i termin realizacji. Jest to o tyle ważne, że dane te pojawią na liście zbiorczej),
- zatwierdzenie propozycji działań (w tej sekcji Pełnomocnik zatwierdza działanie, wprowadzając ewentualnie swój komentarz),
- potwierdzenie zakończenia realizacji (w tej sekcji osoby realizujące działanie deklarują zakończenie prac i opisują jego wynik),
- ocena realizacji i skuteczności podjętych działań (sekcja zawiera ocenę audytora, który przy okazji kolejnego audytu w tym obszarze ocenia podjęte działania. Ocena może być pozytywna lub negatywna, możliwe jest wprowadzenie komentarza).
Karta działania doskonalącego pozwala na podejmowanie kolejnych kroków, aż do wyeliminowania skutków i przyczyny nieprawidłowości.
Lista działań doskonalących w bardzo prosty sposób (za pomocą kolorów i symboli) pokazuje – które działania są po terminie, które wymagają reakcji, które są w toku. Możliwe jest wyszukiwanie, raportowanie, wyświetlanie rekordów wg okre-ślonych kryteriów czy zakresów dat.
Pełnomocnik ma do dyspozycji zestawienia, dzięki którym wiadomo jaki jest stan realizacji działań w systemie, do kogo należy się zwrócić o przyspieszenie prac, które działania wymagają interwencji najwyższego kierownictwa.
Moduł generalnie służy zarzą-dzaniu niezgodnościami i stanowi elektroniczną, zautomatyzowaną, kartę niezgodności. Jego funkcjonalność można opisać punktami:
- proces rozwiązywania nie-zgodności składa się z szeregu eta-pów takich jak: zgłoszenie niezgodności, działania natychmiastowe, działania kory-gujące, działania zapobiegawcze, przenieś na proces, zamknięcie i akceptacja niezgodności,
- przechodzenie do kolejnego etapu jest warunkowane wykonaniem wszystkich zadań zleconych w ramach danego etapu,
- menu umożliwia dodawania nowego zlecenia, przeglądania zleceń: realizowanych, zleconych, wymagających oceny skuteczności, wszystkich,
- zgłoszenie niezgodności jest okre-ślane co najmniej polami takimi jak: Data wystąpienia, Data zgłoszenia, Zgłaszający, Osoba odpowiedzialna, Jednostka organizacyjna, Ranga, Problem, Miejsce wystąpienia, produkt lub proces, Osoba akceptująca, Nazwa i Opis,
- możliwość generowania raportów z wykorzystaniem pól opisujących niezgodności, np. wszystkie niezgodności, które dotyczą działu X lub pracownika X,
- możliwość dodawania za-łączników do niezgodności,
- możliwość edytowania jedynie przez osobę za nią odpowiedzial-ną,
- możliwość dodawania notatek przez każdą osobę, która z racji swojej pozycji w strukturze organizacyjnej, ma wgląd do danej niezgodności,
- możliwość zlecania zadań – zastosowanie procesowego podejścia do systemu zarządzania jakością – celem przeprowadzenia analizy niezgodności, na każdym etapie jej rozwiązywania, można zlecać zadania wszystkim osobom z organizacji, którzy są zaangażowani w dany proces,
- automatyczne powiadamianie pocztą elektroniczną osoby odpowiedzialnej za realizację niezgodności, gdy osoba, której zostało zlecone zadanie, je wykona,
- system powiadomień e-mail: osoba zlecająca realizację niezgodności otrzymuje raport, za każdym razem gdy osoba odpowiedzialna za realizację przechodzi do kolejnego etapu działań. System ma zagwarantować w ten sposób kontrolę nad działaniami podwładnych i umożli-wić szybką reakcję w sytuacji, gdy wprowadzone działania nie są adekwatne do oczekiwanych,
- system potwierdzeń: każda zlecona czynność wymaga akceptacji osoby odpowiedzialnej za jej wykonanie. Powinna istnieć możliwość odrzucenia zleconego zadania, bądź niezgodności, wymagany jest komentarz do odrzucenia,
- graficzne (np. wykorzystanie kolorystyki) zaznaczanie na liście niezgodności, tych których działania są opóźnione w stosunku do terminów narzuconych przez pełnomocnika w panelu administratora,
- dostęp do archiwum, które może być filtrowane po dowolnych para-metrach, w którym znajdują się wszystkie zamknięte i zaakceptowane niezgodności,
- dostęp do dziennika wszystkich czynności które były realizowane w ramach konkretnej niezgodności (historia) kiedy, kto i co edytował i wpisywał przy danej niezgodności.

Wszystkie moduły, które zostały wyżej opisane (struktura organizacyjna, struktura procesowa, audyty on-line, działania doskonalące) są podstawą funkcjonowania mechanizmu, którego zadaniem jest ciągłe doskonalenie organi-zacji. Za jego pomocą – wyłącznie w wersji elektronicznej – można prowadzić dokumentację ISO, okresowe audyty on-line oraz prowadzić i rozliczać działania doskonalące.


Klienci systemu:

Produkcja i hosting: ZETO-RZESZÓW Strony www - Strony internetowe - Aplikacje internetowe - Sklepy internetowe - Portale korporacyjne
Nowe zasady dotyczące cookies W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.
Polityka Cookies[zamknij]