Ujęcie powiązań pomiędzy procesami i procedurami umożliwia drzewo procesów. Do każdego procesu podpięte są odpowiednie procedury wraz z załącznikami.
Karty procesów i procedur podlegają w systemie pewnym procesom, które zostaną tutaj krótko scharakteryzowane:
rejestr zmian – w systemie przyjęto zasadę, która mówi, że żadna informacja nie jest kasowana. Edycja dokumentu powoduje, że poprzednia wersja przechodzi do rejestru zmian, a wersja zmieniona staje się aktywną. W ten sposób dla każdego dokumentu funkcjonuje rejestr zmian, w którym ujęte są wszystkie wersje dokumentu, daty modyfikacji oraz użytkownicy modyfikujący. Po kliknięciu na daną wersję dokumentu – pokazuje się jej treść. Uprawnieni użytkow-nicy w razie potrzeby mogą ustawić dowolną wersję archiwalną dokumentu – jako bieżącą. System potrafi określić jakie zmiany zostały prowadzone w nowej wersji dokumentu.
wersjonowanie – każda edycja dokumentu skutkuje utworzeniem jego nowej wersji. System dba o automatyczne wersjonowanie dokumentów. Standardowo zwiększana jest podwersja dokumentu, w przypadku istotnych zmian – użytkownik może zaznaczyć opcję, która podniesie wersję. Podczas tworzenia dokumentu – użytkownik ma możliwość wprowadzenia wersji ręcznie. Jest to istotne podczas wdrożeń w organizacjach, które posiadają system ISO. W takim przypadku podczas zakładania dokumentu wersje wpisuje się ręcznie, a o autonumerację kolejnych wersji dba już sam system.
rejestr potwierdzeń – jest to lista osób, które były zobowiązane do zapoznania się z nową wersją dokumentu. Po każdej zmianie w dokumencie – system wysyła e-maila, który informuje użytkownika, że powinien zapoznać się z jego nową wersją. Użytkownik autoryzuje się do systemu za pomocą nazwy i hasła lub za pomocą podpisu elektronicznego. Na ekranie startowym widoczne są dokumenty, wymagające zapoznania się z ich treścią. Użytkownik wybiera pierwszy dokument, czyta jego treść i wybiera opcję, umieszczoną na końcu dokumentu: „Oświadczam, że zapoznałem się z treścią tego dokumentu”.
Takie potwierdzenie jest widoczne w rejestrze potwierdzeń. Osoba, która potwierdziła zapoznanie się z dokumentem jest specjalnie oznaczona, a po najechaniu na imię i nazwisko można odczytać datę i godzinę, adres IP oraz nazwę komputera, na którym dokonano potwierdzenia.
Osoby uprawnione mogą gene-rować zestawienia zbiorcze (wg dokumentów: z których wynika ile osób nie zapoznało się z danym dokumentem, wg osób: z których wynika z iloma dokumentami dana osoba się nie zapoznała) oraz zestawienia szczegółowe (wg dokumentów: nazwa dokumentu i lista osób, wg osób: dane osoby i lista dokumentów). System umożliwia wysyłanie ponagleń (e-mail) do osób, które posiadają zaległości – inicjowane ręcznie lub automatycznie.
Jest to znakomite narzędzie dla Pełnomocnika ds. ISO, dzięki któremu można kontrolować stan dystrybucji zmian – szczególnie przy dużej ilości pracowników czy wielu lokalizacjach.
rejestr zatwierdzeń – jeżeli dany dokument przed emisją nowej wer-sji wymaga akceptacji wielu osób w określonej kolejności – zostaną one powiadomione (podobnie jak w przypadku rejestru potwierdzeń). Po zatwierdzeniu wersji przez ostatnią osobę – dokument jest automatycznie publikowany, a powiadomienia są rozsyłane do użytkowników.
rejestr przeglądów – jeżeli doku-ment wymaga okresowego przeglą-dania – system przypomina o tym fakcie odpowiednie osoby. Fakt przeglądnięcia dokumentu jest odnotowywany.
opiniowanie – każda wersja może być opiniowana – opinia nie wpływa na treść dokumentu, ale może być istotna przy kolejnych zmianach.
Powyższe opcje powodują, iż dokument może być opatrzony nagłówkami: Wersja, Opis zmian, Autor, Opracował, Zatwierdził, Opublikował, Modyfikował, Przeglądał, Potwierdził. Przy każdym nagłówku wymienione są osoby, daty wykonania operacji oraz IP/nazwa komputera.